Настройка 1С:Документооборота 8 с нуля: гайд по самому важному

Система 1С:Документооборот 8 обладает рядом преимуществ для оптимизации работы с документами:

1. Во-первых, она автоматизирует обработку документов, предотвращая случайное повторение файлов при одновременной работе.
2. Во-вторых, она значительно сокращает время поиска необходимой информации, тем самым уменьшая общее время, затрачиваемое на решение задач, связанных с документами.

Но и это еще не все. Она также обеспечивает централизованное (и главное – безопасное) хранение документов, делегируя и стратифицируя доступ к рабочим файлам по предусмотренным и предопределенным правам.
Утилита позволяет регистрировать входящие и исходящие бумаги, просматривать и редактировать их. В софте поддерживаются, в общем-то, все виды документов – в том числе и мультимедийные. Тексты, изображения, аудио- и видеофайлы.

Предусмотрен и учет с контролем рабочего времени сотрудников (и есть «Контроль самочувствия сотрудников», но это экспериментальная итерация – ее пока лучше не трогать, но в более поздних билдах она обещает стать вполне себе работоспособной).

Важно: Принципы учета соответствуют всем государственным стандартам и нормам (ГОСТам и Федеральным законам).

Есть и возможность настройки доступа к электронной почте и уведомлениям. Например, «легкая» почта позволяет собирать и сохранять данные из системы с помощью предустановленных фильтров.
Также доступна интеграция с SMPT, MAPI и Microsoft Outlook.
Отметим, что правильная настройка почты и уведомлений – это, по сути, один из важнейших аспектов в системе 1С в целом, поэтому к вопросу следует подойти ответственно.

Обратите внимание: Иногда на почту вместе с сообщением может приходить файл winmail.dat – он генерируется и Microsoft Outlook при отправке письма от третьей стороны (если был выбран TNEF-формат). Прикрепляется автоматически. Просто так его не открыть: для просмотра и изучения содержимого потребуются сторонние программы (их много, но по своему функционалу они принципиально не отличаются, можно выбирать любую). Если не хотите получать такие файлы в будущем, то в настройках клиента нужно отключить использование RTF при составлении писем и выбрать в качестве альтернативы, например, HTML.

Для качественной настройки рекомендуется обратиться к специалистам.
Компания поможет с проведением аудит-процессов, кастомизацией программы, внедрит систему в бизнес-воркфлоу и обучит ваших сотрудников всему необходимому. Работа по NDA: вся конфиденциальная информация в безопасности и надежных руках.

В «Документообороте» предусмотрена возможность создания ограничений на доступ к информации для сотрудников. Делается она как для отдельных лиц, так и для групп сразу. Также можно дать разрешение (или наоборот – запретить просмотр) тех или иных внутренних документов сразу целым подразделениям или даже филиалам.

Помимо прочего, в утилите предусмотрена возможность восстановления пароля(-ей). На случай, если прежний потеряется или забудется.

В «Документообороте 8» можно формировать дела, определять состав и перечень данных в них, а также назначать места для хранения. Есть и возможность кастомизации сканирования – например, ограничение на использование заранее определенного формата. Поддерживаются модули штрихкодирования, сканирования и распознавания.

Штрихкоды – выводятся, а данные со сканера автоматически конвертируют содержание PDF-файлов в текстовый формат. Все это предусмотрено по умолчанию: никаких сторонних плагинов устанавливать не нужно.

В «Документообороте» можно разрешить или запретить тому или иному пользователю совершать те или иные действия. Помимо прочего, также можно менять:

• Дату исполнения задачи.
• Перенаправлять задачи на другого пользователя, тем самым делегируя их.
• Выставлять дедлайны на выполнение или делать его «отложенным».

Что до резервного копирования, то программа позволяет определять дамп для сохранения данных, частоту, с которой они будут сохраняться, а также возможность копирования в автоматическом формате при включении/выключении системы. У решений «из коробки» в этом плане, как правило, все настроено правильно – менять предустановленные настройки не требуется.

1C:Документооборот 8 – комплексная программа с широким функционалом. Мы постарались затронуть наиболее важные аспекты настройки, но для полного раскрытия темы потребуется не один, и даже не два материала аналогичного формата.